Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy zaprasza do składania ofert na kompleksową organizację konferencji wg poniższych założeń:
Termin: między 2 a 11 grudnia br. (w dniach między wtorkiem a czwartkiem)
Konferencja jest jednodniowa, jednakże prosimy o uwzględnienie dostępu do sali dzień przed wydarzeniem na montaż.
Lokalizacja: Warszawa (centrum i okolice)
Godziny: 9:00 – 17:00
Ilość osób: 100
Ramowa agenda:
9:00 – 9:30 rejestracja i networking przy kawie
9:30 – 11:30 – moduł 1
11:30 – 11:45 – przerwa kawowa
11:45 – 13:45 – moduł 2
13:45 – 14:45 – lunch
14:45 – 16:45 – moduł 3
Catering:
- przerwa kawowa poranna: poprosimy o przerwę śniadaniową (słodkie + słone przekąski + owoce), kawa, herbata, woda, soki, mleko owsiane i zwykłe
- przerwa w ciągu dnia: napoje jak wyżej, ciasteczka + owoce
- lunch: zupa, danie główne, sałatki, deser, napoje jak wyżej
Uwaga: dania powinny (łącznie z owocami) być przygotowane na bazie sezonowych i polskich produktów, ponad to prosimy o uwzględnienie w menu dań wegańskich (proporcja 60/40 względem mięsnych). Konferencja poświęcona będzie edukacji klimatycznej, a znaczący wpływ na zmiany klimatu ma produkcja żywości.
Wymagania techniczne i organizacyjne:
- Sala wyposażona w: ekran diodowy dopasowany do wielkości sceny oraz sali, nagłośnienie, oświetlenie, mikrofony, scenę (planujemy również przeprowadzenie panelu dyskusyjnego – 1 prowadzący + 4 panelistów, wielkość sceny powinna to uwzględniać )
- Mównica z mikrofonem oraz zestaw mebli do panelu dyskusyjnego: 1 prowadzący i 5 panelistów
- Obsługa techniczna przez cały czas trwania konferencji
- Internet WIFI – stabilne łącze umożliwiające streaming oraz realizację konferencji w formie hybrydowej
- Zapewnienie możliwości dołączenia prelegentów on-line do wydarzenia
- Zapewnienie transmisji on-line w czasie rzeczywistym (streaming konferencji on – line na profilu FB lub YouTube IOŚ-PiB)
- Nagrywanie konferencji i udostępnienie nagrania po konferencji z możliwością zamieszczenia materiałów na stronie www i w serwisach społecznościowych
- Ustawienie sali: teatralne
- Oznakowanie przestrzeni + kierunkowe: grafiki przygotujemy we własnym zakresie wg przekazanej specyfikacji
- Recepcja – przygotowane miejsce, obsługa po naszej stronie
- Prowadzący po stornie IOŚ-PIB
Finansowanie:
Przedmiot umowy będzie współfinansowany ze środków krajowych pochodzących z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Umowy nr 838/2021/Wn50/EE-ee/D o dofinansowanie realizacji przedsięwzięcia pn. „ClimChild – co dziecko powinno wiedzieć o zmianach klimatu”
Kryteria oceny ofert:
- cena – 100%
Termin i sposób składania ofert:
Oferty należy składać elektronicznie na adres: edukacja@ios.edu.pl
Termin składania ofert: 5 listopada br.